围绕视频会议空间配置观察办公资料集中归档时，多部门联合组需要把事件进行阶段的变化与日常状态分开判断。针对场景引入，需要结合多部门联合组的职责、办公资料集中归档的影响和视频会议空间配置的实际状态，最终服务于在两个现实目标之间建立可执行平衡。
可以先从人员到达、空间使用、设备响应和信息通知几个节点检查，找出真正影响体验的环节，再决定调整幅度。以蛇口网谷万海大厦的实际使用为核对对象，相关判断应落到当前区域、时间和责任动作。针对范围界定，需要结合多部门联合组的职责、办公资料集中归档的影响和视频会议空间配置的实际状态，最终服务于在两个现实目标之间建立可执行平衡。
比如确认办公资料集中归档从何时开始、哪些区域受到影响、预计持续多久，以及是否涉及访客或跨部门人员。从事件进行阶段的原因诊断看，多部门联合组处理办公资料集中归档时不能脱离视频会议空间配置，相关动作应指向在两个现实目标之间建立可执行平衡。
围绕视频会议空间配置保留办公资料集中归档前后的对照信息，才能判断调整是否针对真实问题。在证据核对环节，多部门联合组应把视频会议空间配置与办公资料集中归档放在事件进行阶段共同核对，以便在两个现实目标之间建立可执行平衡。
围绕视频会议空间配置所做的变化还要具备可恢复性，避免临时方案长期占用公共资源。这一段围绕多部门联合组在事件进行阶段处理视频会议空间配置的空间安排展开，并以办公资料集中归档作为现实条件，目标是在两个现实目标之间建立可执行平衡。
责任分工要具体到动作，而不能只写部门名称。在角色分工环节，多部门联合组应把视频会议空间配置与办公资料集中归档放在事件进行阶段共同核对，以便在两个现实目标之间建立可执行平衡。
围绕视频会议空间配置减少这些不必要步骤，比增加形式化要求更能改善实际使用。从事件进行阶段的信息沟通看，多部门联合组处理办公资料集中归档时不能脱离视频会议空间配置，相关动作应指向在两个现实目标之间建立可执行平衡。
只有把办公资料集中归档形成的记录转化为可执行的小调整，视频会议空间配置才会逐步贴近真实使用。从事件进行阶段的自然收束看，多部门联合组处理办公资料集中归档时不能脱离视频会议空间配置，相关动作应指向在两个现实目标之间建立可执行平衡。